STATUT
ZESPOŁU OBSŁUGI FINANSOWEJ W CZERSKU
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
§ 1
Zespół Obsługi Finansowej w Czersku zwany dalej "ZOF", jest jednostką budżetową utworzoną na mocy Uchwały Nr XXI/114/95r. Rady Miejskiej w Czersku z dnia 27 grudnia 1995 r.
§ 2
Zespół Obsługi Finansowej w Czersku działa na podstawie:
1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,
2) ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe,
3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
4) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
5) regulaminu organizacyjnego zatwierdzonego przez Burmistrza Czerska.
§ 3
Terenem działania ZOF jest obszar Gminy Czersk, a jego siedziba mieści się w Czersku przy ul. Dworcowej 31.
ROZDZIAŁ II
Przedmiot i zakres działalności ZOF
§ 4
1. Przedmiotem działalności ZOF jest prowadzenie wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej jednostek obsługiwanych w szczególności:
1) zadania w zakresie obsługi finansowej:
a) rachunkowość, w zakresie:
1. przyjętych zasad (polityki) rachunkowości;
2. prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
3. okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
4. wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
5. sporządzania sprawozdań finansowych i budżetowych;
6. gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
b) sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, w tym udostępniania i ogłaszania sprawozdań finansowychw przypadkach przewidzianych ustawą,
c) ustalanie, pobieranie i odprowadzanie dochodów jednostek obsługiwanych na zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów (w tym rozliczenia vat),
d) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi jednostek obsługiwanych, w granicach kwot określonych w planie finansowym jednostek obsługiwanych i zgodnie z planowanym przeznaczeniem po zatwierdzeniu dowodów księgowych przez kierownika jednostki obsługiwanej,
e) zapewnienia należycie dokonywanej wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym lub kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących takiej operacji, bieżącego nadzoru nad realizacją planu finansowego oraz informacji o sytuacji finansowej i realizacji budżetu, w tym ocena funkcjowania jednostek w odniesieniu do zatwierdzonych arkuszy organizacyjnych w danym roku szkolnym i planu finansowego,
f) zapewnienia obsługi kasowej i bankowej jednostek obsługiwanych,
g) zapewnienia obsługi finansowo księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
h) zapewnienia obsługi finansowo księgowej w zakresie funduszu zdrowotnego dla nauczcyieli,
i) zapewnienia obsługi finansowo księgowej w zakresie dofinansowania dokształcania i doskonalenia zawodowego nauczycieli,
j) przedkładanie propozycji projektu budżetu oraz projektu zmian budżetu na podstawie materiałów i wniosków przedkładanych przez jednostkę obsługiwaną,
k) współpraca z kierownikami jednostek odsługiwanych w zakresie realizacji programów rządowych i innych projektów pomocowych, w tym rozliczanie przyznanych dotacji.
2) zadania w zakresie administracyjno-organizacyjnym:
a) zapewnienie obsługi płacowej jednostek obsługiwanych: sporządzanie list płac, dokonywanie wypłat wynagrodzeń oraz naliczanie i odprowadzanie związanych z tym świadczeń obligatoryjnych na rzecz ZUS, US, itp., rozliczanie średnich wynagrodzeń nauczycieli zgodnie z art. 30a Karty Nauczyciela,
b) przechowywanie i gromadzenie dokumentacji finansowej, księgowej i kadrowej oraz przekazywanie jej do archiwum zakładowego,
c) prowadzenie na rzecz pracowników jednostek obsługiwanych kasy zapomogowo pożyczkowej,
d) organizowanie, rozliczanie i koordynowanie dowozu uczniów, w tym niepełnosprawnych do szkół i placówek oświatowych,
e) organizowanie i rozliczanie wyjazdów uczniów szkół i placówek oświatowych na zajęcia wynikające z organizacji pracy jednostki oświatowej,
f) realizacja zadań w zakresie udzielania pomocy materialnej dla uczniów, zgodnie z art. 90f ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, w szczególności: przyjmowanie i ewidencjonowanie wniosków, sprawdzanie wniosków pod kątem ich poprawności i kompletności złożonych dokumentów, przygotowanie decyzji administracyjnych oraz terminowe rozliczanie przyznanych świadczeń,
g) świadczenie pomocy prawnej na rzecz jednostek obsługiwanych w zakresie konsultacji oraz weryfikacji zgodności z prawem całokształtu działalności jednostek obsługiwanych oraz zastępstwa procesowego,
h) zapewnienie jednostkom obsługiwanym realizacji zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO) w rozumieniu i zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz. U. UE. L. 2016.119.1 ze zm.).
2. Zakres wspólnej obsługi nie obejmuje kompetencji kierowników jednostek obsługiwanych w zakresie realizacji ustawowych zadań tych jednostek oraz do dysponowania środkami publicznymi, zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.
3. Zakres wspólnej obsługi zapewnia realizację zadań głównego księgowego jednostek obsługiwanych przez osobę spełniającą wymogi, o których mowa w art. 54 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W jednostce obsługiwanej nie zatrudnia się głównego księgowego.
§ 5
1. Dyrektor kieruje działaniami ZOF i reprezentuje jego jednostkę na zewnątrz.
2. Dyrektora ZOF zatrudnia i zwalnia Burmistrz Czerska, który jednocześnie pełni w stosunku do niego rolę zwierzchnika służbowego.
§ 6
Strukturę organizacyjną, podział czynności, odpowiedzialność zatrudnionych osób określa regulamin organizacyjny ZOF.
§ 7
1. Dyrektor i pracownicy ZOF powinni posiadać kwalifikacje odpowiednie do zajmowanych stanowisk i pełnionych funkcji określone w odrębnych przepisach.
2. Wynagrodzenie pracowników ZOF określają odrębne przepisy.
ROZDZIAŁ III
Gospodarka finansowa ZOF
§ 8
1. ZOF prowadzi gospodarkę finansową w formie jednostki budżetowej na podstawie włanego planu finsnowego, na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych.
2. Plan finansowy realizuje Dyrektor ZOF i ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykorzystanie środków.
3. ZOF posiada wyodrębniony rachunek bankowy.
4. Kontrolę prawidłowości rozliczeń z budżetem gminy prowadzi właściwa komórka organizacyjna Urzędu Miejskiego w Czersku.
§ 9
Odrębne przepisy określają zasady:
1) ewidencji, planowania, sprawozdawczości budżetowej, finansowej i statystycznej,
2) finansowania i rozliczeń z budżetu gminy.
§ 10
Prawa i obowiązki pracowników ZOF określają:
1) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
2) ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych
3) Regulamin pracy
4) właściwe rozporządzenie w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych
5) regulamin organizacyjny
6) zakresy obowiązków.
ROZDZIAŁ IV
Zasady przetwarzania i ochrony sanych osobowych
§ 11
1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Zespole Obsługi Finansowej (ZOF) w Czersku jest ZOF w Czersku, będacy jednostką organizacyjną Gminy Czersk, reprezentowany przez Dyrektora ZOF w Czersku.
2. Dla danych osobowych powierzonych ZOF w Czersku do przetwarzania przez Administratorów DanychOsobowych jednostek obsługiwanych, ZOF w Czersku jest Podmiotem Przetwarzającym w rozumieniu art. 4 pkt 8) i art. 28-29 RODO.
3. ZOF w Czersku będący tak Administratorem Danych Osobowych, jak i występujący w charakterze Przedmiotu Przetwarzającego (w stosunku do danych osobowych powierzonych przez jednostki obsługowane) jest zobowiązany do przestrzegania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony fizycznych w związku z przetwarzaniem danychosobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), zwanego "RODO".
4. ZOF w Czersku przetwarza dane osobowe w zakresie określaonym realizacją zadań opisanych w rozdziale II Przedmiot i zakres działaności ZOF § 4.
5. w celu realizacji postanowień art. 28 ust. 3 RODO i przetwarzania powierzonych przez jednostki obsługiwane danych osobowych, ZOF w Czersku zawiera jako Podmiot Przetwarzający Porozumienia ws. Przetwarzania Powierzonych Danych Osobowych z tymi jednostkami.
6. Powierzone przez Administratora danych osobowych jednostki obsługiwanej dane osobowe są przetwarzane przez ZOF w Czersku wyłącznie w zakresie określonymrealizacją zadań, o których mowa w ust. 4.
7. ZOF w Czersku jest upoważniony do wykonywania następujących czynności przetwarzaniapowierzonych danych: utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, archiwizowanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie - które są w minimalnym zakresie niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w ust. 5.
8. ZOF w Czersku jest zobowiązany przy przetwarzaniu danych osobowych (w tym powierzonych do przetwarzania danych osobowych), do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność z RODO, a także adekwatny stopień bezpieczeństwaodpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności, których dane dotyczą.
9. ZOF w Czersku nadaje upoważnienia do przetwarzania danych osobowychwszystkim osobom, które będą przetwarzały dane osobowe (w tym powierzone do przetwarzania dane osobowe), przy czym będą to jedynie osoby, które posiadają odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych i są niezbędne do realizacji celu określonego w ust. 4 oraz zobowiązuje je do zachowania tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust.3 pkt b) RODO, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w ZOF w Czersku, jak i po jego ustaniu.
10. ZOF w Czersku jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy danych poufnych, w tym przetwarzanych danych osobowych. Powierzone do przetwarzania dane osobowe nie mogą być wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych osobowych jednostki obsługiwanej w innym celu niż wykonanie zadań określonych w ust. 4, chyba, że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa.
11. ZOF w aCzersku jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wyjorzystanie danych osobowych niezgodnie z RODO i treścią niniejszeo Statutu, a w szczególości za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
12. ZOF w Czersku zatrudnia Inspektora Ochrony Danych Osobowych, o ktorym mowa w art. 37 ust. 1 RODO w zaizku z art. 8-9 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
ROZDZIAŁ V
Postanowienia końcowe
§ 12
Majątek ZOF staowi własność Gminy Czersk i może być wykorzystywany dla potrzeb związanych z jego działalnością.