Zespół Obsługi Finansowej w Czersku

REGULAMIN ORGANIZACYJNY ZESPOŁU OBSŁUGI FINANSOWEJ W CZERSKU

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin Organizacyjny Zespołu Obsługi Finansowej w Czersku, zwany dalej Regulaminem, określa:

  1. Zakres działania i zadania Zespołu Obsługi Finansowej w Czersku, zwanego dalej ZOF
  2. Zasady funkcjonowania ZOF
  3. Strukturę organizacyjną ZOF
  4. Zakres zadań poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk.

§2

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

  1. Statucie - należy przez to rozumieć Statut ZOF w Czersku
  2. Dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora ZOF w Czersku
  3. Głównej księgowej - należy przez to rozumieć Główną księgową ZOF w Czersku
  4. Komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć dział merytoryczny ZOF w Czersku
  5. Stanowisku samodzielnym - należy przez to rozumieć jednoosobową komórkę organizacyjną ZOF w Czersku wydzieloną do prowadzenia określonego zakresu zadań
  6. Jednostkach obsługiwanych - należy przez to rozumieć publiczne jednostki oświatowe gminy Czersk, instytucję kultury i niektóre jednostki budżetowe gminy Czersk.

§ 3

ZOF w Czersku działa na podstawie:

      1. Uchwały Nr XXIV/217/16 rady Miejskiej w Czersku z dnia 29 września 2016 roku w sprawie zapewnienia wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej niektórym jednostkom organizacyjnym gminy Czersk ze zmianami

      2. Ustawy z dnia 8 marca o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2019 poz. 506 ze zm.)

      3. Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2019 poz. 1481 ze zm.)

      4. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 poz. 869 ze zm.)

      5.Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 poz. 351 ze zm.)

      6. Niniejszego regulaminu.

§ 4

      1. Siedziba ZOF mieści się w Czersku przy ul. Dworcowa 31.

§ 5

      1. ZOF jest czynny w dniach roboczych, w godzinach od 7.00 do 15.00 od poniedziałku do piątku.

 

Rozdział II

ZAKRES FUNKCJONOWANIA ZOF W CZERSKU

§ 6

  1. ZOF w Czersku jest jednostką organizacyjną Gminy Czersk działającą w formie jednostki budżetowej.
  2. ZOF prowadzi gospodarkę finansową na podstawie własnego planu finansowego - na zasadach określonych w ustawie o finansach publicznych.
  3. Plan finansowy realizuje dyrektor ZOF i ponosi odpowiedzialność za prawidłowe wykorzystanie środków.

§ 7

Odrębne przepisy określają zasady:

       1. Ewidencji, planowania, sprawozdawczości budżetowej, finansowej i statystycznej.

       2. Finansowania i rozliczeń z budżetem gminy.

§ 8

       1. Pracami ZOF kieruje dyrektor.

       2. Zwierzchnikiem służbowym dyrektora jest Burmistrz Czerska, który nawiązuje i rozwiązuje z nim stosunek pracy.

       3. ZOF jest pracodawcą dla dyrektora i zatrudnionych w nim pracowników w rozumieniu przepisów kodeksu Pracy.

       4. Dyrektor oraz pracownicy ZOF przy wykonywaniu swoich obowiązków i zadań działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

       5. Pracowników ZOF obowiązuje Kodeks Etyki stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego.

 

Rozdział III

 ZASADY DZIAŁANIA ZOF W CZERSKU

§ 9

ZOF działa w oparciu o zasadę:

      1. Praworządności

      2. Służebności wobec społeczności lokalnej

      3. Racjonalnym gospodarowaniem mieniem publicznym

      4. Jednoosobowego kierownictwa

      5. Służbowego podporządkowania

      6. Planowania pracy

      7. Indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie zadań przy zastosowaniukryterium legalności, celowości, rzetelności, racjonalności, gospodarności oraz przepisów Prawa zamówień publicznych

      8. Wzajemnego współdziałania

      9. Kontroli zarządczej

    10. Lojalności wobec przełożonych.

§ 10

     1. ZOF przy wykonywaniu powierzonych jednostce zadań ustala i stosuje czytelne jednoznaczne procedury, zapewnia terminową i profesjonalną realizację usług.

     2. ZOF w sposób ciągły doskonali swoją organizację, stwarza warunki do podnoszenia kwalifikacji pracowników, zapewnia efektywne działania przy wykorzystaniu technik informatycznych oraz poprawia komunikację zewnętrzną i wewnętrzną.

     3. Gospodarowaie mieniem ZOF odbywa się w sposób racjonalny, celowy, oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem ZOF.

     4. Pracownicy ZOF ponoszą odpowiedzialność za powierozne mienie zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy.

§ 11

     1. ZOF prowadzi wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną jednostek obsługiwanych.

     2. ZOF współdziała z dyrektorami jednostek obsługiwanych przy realizacji zadań statutowych, w szczególności przy realizacji zadania dotyczącego prowadzenia wspólnej obsługi finansowej i całości zadań w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości.

     3. ZOF zapewnia również świadczenie pomocy prawnej na rzecz jednostek obsługiwanych oraz realizację zadań inspektora Ochrony Danych Osobowych w rozmieniu i zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych (Dz. U. UE.L. 2016.119.1 ze zm.).

     4. Zakres wspólnej obsługi nie obejmuje kompetencji kierownikówjednostek obsługiwanych w zakresie realizacji ustawowych zadań tych jednostek oraz dysponowania środkami publicznymi, zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.

Rozdział IV

STRUKTURA ORGANIZACYJNA ZOF

§ 12

W sklad ZOF wchodzą następujące komorki organizacyjne:

     1. Dyrektor

     2. Dział księgowości

     3. Dział płac

     4. Sekretariat

     5. Stanowisko ds. stypendiów

     6. Stanowisko ds. ochrony danych.

§ 13

Strukturę organizacyjną ZOF określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 14

W celu wykonywania czynności kancelaryjnych w ZOF polegających na rejestrowaniu i znakowaniu spraw oraz zakładaniu teczek spraw prowadzonych przez poszczególnych pracowników przyjmuje się literowe symbole komórek organizacyjnych stanowiących załącznik nr 3. 

Rozdział V

ZAKRES OBOWIĄZKÓW KADRY KIEROWNICZEJ ZOF

§ 15

Do podstawowych obowiązków Dyrektora należy:

 1. Nadzór i organizowanie prac związanych z:

a) prowadzeniem obsługi finansowo-księgowej jednostek obsługiwanych a w szczegolności nad:

 - przygotowaniem wspólnie z dyrektorami obsługiwanych jednostek projektów planów finansowych,

 - udzielaniem pomocy obsługiwanym jednostkom w zakresie prawidłowej realizacji planu finansowego,

 - obsługa finansowo-księgową, organizowaniem wypłat wynagrodzeń, ewidencjonowaniem danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, sporządzaniem sprawozdań statystycznych i finansowych,

 - obsługą w zakresie przyznawania i wypłat stypendiów i zasiłków dla uczniów,

 - nadzorowaniem i koordynacją systemu dowożenia.

b) prowadzeniem spraw osobowych i obsługi finansowo-księgowej Zespołu,

c) współpracą z właściwymi pracownikami Urzędu Miejskiego w zakresie:

 - wszelkich spraw wynikających z realizacji ustawy o systemie oświaty,

 - realizacji budzetu przez jednostki organizacyjne, wobec których ZOF prowadzi obsługę księgową.

 2. W przypadku nieobecności dyrektora lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązkow zastępuje go upoważniony pracownik.

§ 16

1. Do podstawowych obowiązkow Głównego księgowego należy:

a) pełnienie obowiązków głównego księgowego ZOF oraz jednostek obsługiwanych,

b) nadzór nad prawidłową gospodarką finansową ZOF oraz jednostek obsługiwanych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,

c) nadzór nad prowadzeniem rachunkowości ZOF oraz jednsostek obsługiwanych, w tym sporządzaniem sprawozdań budżetowych i fiansowych,

d) kontrasygnowanie czynności prawnych dokonywanych w imieniu ZOF i jednostek obsługiwanych,

e) prowadzenie spraw finansowych ZOF i jednostek obsługiwanych w zakresie:

   - wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,

   - przestrzegania rozliczeń pieniężnych,

   - terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz zapłaty zobowiązań,

f) dokonywanie wstępnej kontroli:

   - zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

   - kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,

g) analiza wykorzystania środków finansowych znajdujących się w budżecie ZOF i jednostek obsługiwanych,

h) opracowanie projektów wewnętrznych dotyczących spraw finansowych ZOF i jednostek obsługiwanych,

i) opracowywanie prjektów planów finansowych ZOF i jednostek obsługiwanych oraz zmian planu w toku realizacji,

j) dokonywanie okresowych ocen podległych pracowników.

2. Główny księgowy kieruje działem księgowości i płac oraz ponosi odpowiedzialność za realizację powierzonych do wykonania zadań przed dyrektorem.

3. Główny księgowy jest bezpośrednim przłozonym podległych pracowników i sprawuje nad nimi nadzór.

4. Główny księgowy wykonuje zadania w oparciu o zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności na podstawie obowiązujących aktów prawnych.

5. W razie nieobecności głównego księgowego zastępuje go upoważniony pracownik.

 

Rozdział VI

ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH ZOF

§ 17

Do głównych zadań działu księgowości należy:

a) zapewnienie obsługi finansowo-księgowej ZOF oraz jednostek obsługiwanych,

b) terminowe sporządzanie sparowzdań budżetowych, finansowych i statystycznych wymaganych przez jednostkę nadrzędną,

c) opracowywanie planów finansowych obsługiwanychjednostek oraz zmian planu w toku realizacji,

d) sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finanoswą ZOF oraz jednostek obsługiwanych,

e) prowadzenie ksiąg rachunkowych,

f) prowadzenie zgodnie z ustawą o VAT oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunkow stosowania tych zwolnień ewidencji sprzedaży i ewidencji zakupu jednostek obsługiwanych oraz sporządzanie i przesyłanie stosownych deklaracji VAT do urzędu skarbowego,

g) prowadzenie ewidencji drukow ścisłego zarachowania,

h) rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych ZOF i jednostek obsługiwanych,

i) dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,

j) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

k) prowadzenie obsługi kasowej i bankowej jednostek obsługiwanych,

l) sprawdzanie dokumentów księgowych pod względem formalno-rachunkowym,

m) dokonywanie rozliczeń z PFRON,

n) rozliczanie kart pojazdów,

o) prowadzenie ewidencji i wypłat zwrotu kosztów na indywidualne dowożenie dzieci przez rodziców własnym środkiem transportu,

p) prowadzenie ewidencji analitycznej opłat za wynajem lokali mieszkalnych w budynkach szkolnych,

q) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji finanoswo-księgowej ZOF i jednostek obsługiwanych.

§ 18

Do zadań działu ds. płac należy prowadzenie spraw w zakresie:

a) sporządzania list płac ZOF i jednostek obsługiwanych,

b) rozliczenia z Urzędem Skarbowym,

c) rozliczenia z ZUS,

d) prowadzenie kart wynagrodzeń,

e) gromadzenia i przechowywania dokumentów będących podstawą naliczenia wynagrodzenia oraz potrąceń z wynagrodzeń,

f) dokonywania naliczeń wydatków płacowych jednostek obsługiwanych przez ZOF,

g) sporządzania i przesyłania wymaganych sprawozdań jednostek obsługiwanych i ZOF do Urzędu Statystycznego,

h) sporządzania sprawozdań ze średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego,

i) uzupełniania w zmodrnizowanym Systemie Informacji Oświatowej - Ministerstwo Edukacji narodowej danych płacowych - wynagrodzenia pracowników zatrudnionych w placówkach oświatowych i ZOF,

j) sporządzania zaświadczeń i innych dokumentów na wniosek pracowników zatrudnionych w jednostkach obsługiwanych i ZOF.

§ 19

Do głównych zadań stanowiska ds. stypendiów należy:

a) realizacja zadań w zakresie udzielania pomocy materialnej dla uczniów zgodnie z art. 90f ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, a w szczególności:

   - przyjmowanie i ewidencjonowanie wniosków,

   - sprawdzanie wniosków pod kątem poprawności i kompletności złożonych dokumentów,

   - przygotowywanie decyzji administracyjnych,

   - sporządzanie list wypłat przyznanych stypendiów,

   - terminowe rozliczanie przyznanych świadczeń,

   - ydawanie stosownych zaświadczeń na wniosek petenta o wysokości otrzymanego stypendium szkolnego,

b) prowadzenie ewodencji środków trwałych, prowadzenie księgi inwentarzowej i ewidencji ilościowej oraz dokonywania przeszacowań środków trwałych,

c) sporządzanie sprawozdań ze stanu środków trwałych i przekazywanie ich do Urzędu Statystycznego oraz UM w Czersku,

d) sporządzanie informacji dotyczących przekształceń i prywatyzacji mienia komunalnego obsługiwanych przez ZOF jednostek,

e) prowadzenie ewidencji dowodów księgowych - zaangazowań obsługiwanych jednostek budzetowych i ZOF,

f) planowanie i ustalanie z pracownikami Zespołu urlopów wypoczynkowych ze szczególnym uwzględnieniem urlopów zaległych,

g) prowadzenie pełnej dokumentacji kadrowej pracowników zgodnie ze stosowanymi przepisami - Kodeks Pracy,

h) przygotowanie umów o pracę dla pracowników Zespołu Obsługi Finansowej oraz umów zleceń i umów o dzieło, świadectw pracy i dokumentacji związanej z rozwiązaniem stosunku pracy,

i) prowadzenie ewidencji czasu pracy,

j) rozliczanie pracowników z wykorzystanych innych przerw w wykonywaniu pracy, w tym urlopów okolicznościowych, wychowawczych itp. stosownie do przepisów Kodeksu Pracy.

§ 20

1. Do głównych zadań stanowiska ds. ochrony danych należy:

a) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy rozpocządzenia (RODO) oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie,

b) monitorowanie przestrzegania rozporządzenia (RODO), innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w opracjach przetwarzania,

c) udzielanie na żadanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 rozporządzenia (RODO),

d) współpraca z organem nadzorczym,

e) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 rozporządzenia (RODO) oraz - w stosownych przypadkach - prowadzenie konsultacji we wszystkich innych sprawach,

f) pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy rozporządzenia (RODO),

g) wsparcie przy prowadzeniu rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności,

h) wykonywanie czynności na rzecz administratora danych osobowych wykonującego obowiązki wynikające z przepisów prawa ochrony danych osobowych.

2. Uczestnictwo w przygotowaniu projektów Regulaminu Ochrony Danych Osobowych i Polityki bezpieczeństwa informacji oraz ich zmian w Zespole Obsługi Finansowej.

3. Pełnienia funkcji Inspektora ochrony danych w jednostkach organizacyjnych Gminy Czersk, dla których Zespół Obsługi Finansowej prowadzi wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną.

§ 21

Do głównych zadań sekretariatu należy:

a) zapewnienie obsługi organizacyjnej dyrektorowi i prowadzenie spraw kancelaryjno-technicznych, a w szczególności:

   - przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnąterz i wewnątrz zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną,

   - prowadzenie ewidencji korespondencji,

   - prowadzenie rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Zespołu,

   - obsługa poczty elektronicznej,

   - prowadzenie pocztowej książki nadawczej,

b) przygotowywanie pomieszxczeń i obsługa - w tym protokołowanie - spotkań i zebrań organizowanych przez dyrektora,

c) obsługa połączeń telefonicznych - łączenie z dyrektorem lub kierowanie rozmów telefonicznych do odpowiednich pracowników Zespołu Obsługi Finansowej,

d) wykonywanie czynności urzędowych (potwierdzanie kopii dokumentów z oryginałami),

e) prowadzenie teczek korespondencji dyrektora,

f) przepisywanie pism i korespondencji dyrektora,

g) prowadzenie rejestru zarządzeń dyrektora,

h) prowadzenie całości prac związanych z obsługą sekretariatu, w tym dbanie o zakupy na potrzeby sekretariatu, obsługa gości i interesantów,

i) potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby sekretariatu,

j) przygotowywanie okolicznościowej korespondencji.

 

Rozdział VII

ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI

§ 22

1. Dyrektor ZOF w Czersku osobiście podpisuje:

   - dokumenty związane z wykonywaniem funkcji zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników,

   - umowy i porozumienia w ramach posiadanego upoważnienia,

   - odpowiedzi na skargi dotyczące działalności ZOF oraz wnioski i petycje,

   - odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej,

   - zarządzenia i regulaminy wewnętrzne,

   - pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,

   - pisma kierowane do rganu prowadzącego oraz innych organów administracji publicznej.

2. W razie nieobecności dyrektora lub w innych uzasadnionych przypadkach dokumenty wymienione w ust. 1 podpisuje osoba upoważniona przez dyrektora.

3. Pracownicy przygotowują pisma o charakterze przygotowawczym.

4. W sporządzonych dokumentach powinna być umieszczona adnotacja zwierająca imię, nazwisko i stanowisko służbowe pracownika, który opracował dokument.

5. Obieg, rejestracja, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej i jednolitym rzeczowym wykazie akt.

 

Rozdział VIII

ZASADY PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW ORAZ SKARG I WNIOSKÓW INTERESANTÓW

§ 23

1. Dyrektor przyjmuje interesantów w sprawie skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Zespołu.

2. Skargi wpływające do ZOF ewidencjonowane są w rejestrze prowadzonym przez sekretariat, który następnie przekazuje je do załatwienia właściwym komórkom organizacyjnym.

3. Pracownicy zobowiązani są do bezzwłocznego zgłaszania do sekratariatu skarg, które wpłynęły bezpośrednio do komórek organizacyjnych, celem ujęcia ich w rejestrze.

§ 24

1. Obowiązek rozpatrzenia i załatwienia skargi spoczywa na komórce organizacyjnej, której została ona przekazana do załatwienia

2. O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się sekretariat i dyrektora, przekazując kopię odpowiedzi udzielonej interesantowi do zbioru w rejestrze.

3. Odpowiedź na skargę powinna zawierać:

   a) wyczerpujące wyjaśnienie wszystkich okoliczności sprawy,

   b) ustosunkowanie się do wszystkich zarzutów,

   c) zaiwadomienie o pozstrzygnięciu i podjętych działaniach.

4. Odpowiedź powinna być sporządzona w sposób zrozumiały oraz uprzejmy i życzliwy dla adresata.

5. Do wniosków stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego rozdziału.

 

Rozdział IX

SYSTEM ZASTĘPSTW

§ 25

1. W ZOF obowiązuje system zastępstw na wszystkich stanowiskach pracy.

2. Wzajemne zastępstwa na stanowiskach pracy okreslają zakresy czynności pracowników.

 

Załącznik nr 1 - Kodeks etyki
Szczegóły pliku
Nazwa: zał 1 KODEKS ETYKI.pdf
Opis: Brak opisu
Utworzono: Brak daty utworzenia
Data dodania: 2020-04-29 11:07:25
Autor pliku: Brak autora
Wprowadził/a: Gierszewski Tomasz
Rozmiar pliku: 0.16 MB
Rozszerzenie pliku: pdf

Załącznik nr 2 - schemat organizacyjny
Szczegóły pliku
Nazwa: zał 2 (2) SCHEMAT ORGANIZACYJNY.pdf
Opis: Brak opisu
Utworzono: Brak daty utworzenia
Data dodania: 2020-04-29 11:06:58
Autor pliku: Brak autora
Wprowadził/a: Gierszewski Tomasz
Rozmiar pliku: 0.05 MB
Rozszerzenie pliku: pdf

Załącznik nr 3 - symbole komórek
Szczegóły pliku
Nazwa: zał 3 (2) SYMBOLE KOMÓREK.pdf
Opis: Brak opisu
Utworzono: Brak daty utworzenia
Data dodania: 2020-04-29 11:07:10
Autor pliku: Brak autora
Wprowadził/a: Gierszewski Tomasz
Rozmiar pliku: 0.03 MB
Rozszerzenie pliku: pdf