Ogólna Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

w Zespole Obsługi Finansowej w Czersku

W związku z realizacją wymogów art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (t.j. Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1 ze zm.), zwanego dalej „RODO”, Administrator Danych Osobowych informuje o zasadach przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących prawach z tym związanych:

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Zespole Obsługi Finansowej w Czersku jest w zależności od rodzaju załatwianej sprawy:

• Zespół Obsługi Finansowej (ZOF) w Czersku (będący jednostką organizacyjną Gminy Czersk) reprezentowany przez Dyrektora ZOF,
• Gmina Czersk reprezentowana przez Dyrektora Zespołu Obsługi Finansowej (ZOF) w Czersku, który działa za pośrednictwem jednostki organizacyjnej Gminy Czersk jaką jest ZOF w Czersku.

Kontakt: 89-650 Czersk, ul. Dworcowa 31, tel. 52 398 44 91, e-mail: sekretariat@zof.czersk.pl .

2. Udostępnione ZOF w Czersku dane osobowe mogą być przetwarzane w ZOF na potrzeby realizacji zadań własnych Gminy Czersk i zleconych z zakresu administracji rządowej oraz realizacji celów i zadań statutowych ZOF w Czersku.

3. Podanie danych osobowych do ZOF jest obowiązkowe w sytuacji, gdy przesłankę ich przetwarzania stanowi przepis prawa. W pozostałych przypadkach ich podanie jest dobrowolne (i odbywa się na podstawie wyrażonej zgody na ich przetwarzanie), niemniej często stanowi warunek konieczny załatwienia określonej sprawy.

4. Udostępnione ZOF dane osobowe mogą być przetwarzane zgodnie z:

• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów
  [z uwzględnieniem art. 9 ust. 2 lit. a) RODO],
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze danych [z uwzględnieniem art. 9 ust. 2 lit. b) i c) RODO] wynikających m.in. z przepisów:  

• Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;
• Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych
• Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy

- wraz z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;

• Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych;
• Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
• Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;
• Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
• Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych;
• Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• Ustawy z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty;
• Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe;
• Ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożenia przestępczością na tle seksulanym i ochronie małoletnich;
• Ustawy z dnia 01 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych;
• Ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi;
• Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,
• Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
• Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,
• Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
• Ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,
• Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
• Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
• Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

- wraz z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;  

• art. 6 ust. 1 lit. d) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej [z uwzględnieniem art. 9 ust. 2 lit. c) RODO],
• art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej Administratorowi [z uwzględnieniem art. 9 ust. 2 lit. g) RODO], m.in. w związku z realizacją zadań statutowych określonych w Statucie Zespołu Obsługi Finansowej w Czersku będącym załącznikiem do Uchwały nr LVI/640/23 Rady Miejskiej w Czersku z dnia 25 kwietnia 2023 roku w sprawie zmiany uchwały nr XVIII/218/20 w sprawie nadania statutu Zespołowi Obsługi Finansowej,
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią,
  z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy
  lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

5. W większości przypadków pozyskane przez Administratora dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) i/lub e) RODO w postaci papierowej i/lub elektronicznej.

6. Odbiorcami przetwarzanych przez ZOF w Czersku danych osobowych mogą być:

a) upoważnieni pracownicy Administratora Danych,

b) podmioty uprawnione do uzyskania takich danych osobowych na podstawie przepisów prawa, w tym dostawcy publiczni usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej [e-Doręczeń]  (Poczta Polska, tzw. operator wyznaczony) lub komercyjni dostawcy niepubliczni, wpisani do rejestru prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji

c) podmioty, które przetwarzają dane osobowe na podstawie stosownych umów zawartych z Gminą Czersk lub/i z ZOF w Czersku.

7. Przetwarzane przez ZOF w Czersku dane osobowe przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celu dla jakiego zostały one zebrane. Okres przechowywania danych będzie każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne do dochodzenia roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora Danych. Ponadto, okres przechowywania danych będzie przedłużony na okres zgodny z terminami archiwizacji określonymi przez przepisy szczególne, w tym rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

8. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i nie będą podlegać profilowaniu.

9. Administrator danych nie zamierza przekazywać poza Europejski Obszar Gospodarczy lub do organizacji międzynarodowej udostępnionych danych osobowych, ale należy uwzględnić m.in. jawność działania organów Gminy, jawność gospodarowania środkami publicznymi, jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz ponadnarodowy charakter przepływu danych w ramach serwisów internetowych, co może skutkować przetwarzaniem tych danych poza ww. obszarem, bez naruszania podstawowych praw i wolności osoby, której dotyczą.

10. Osobie, której dotyczy przetwarzanie jej danych osobowych przez ZOF w Czersku, przysługują prawa:

• do cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (zgodnie z uwarunkowaniami określonymi w art. 7 RODO),
• dostępu do dotyczących go danych oraz otrzymania ich kopii (zgodnie z uwarunkowaniami określonymi w art. 15 RODO),
• sprostowania (poprawiania) danych (zgodnie z uwarunkowaniami określonymi w art. 16 RODO),
• do usunięcia danych [„prawo do bycia zapomnianym”] (zgodnie z uwarunkowaniami określonymi w art. 17 RODO),
• do ograniczenia przetwarzania danych (zgodnie z uwarunkowaniami określonymi
  w art. 18 RODO),
• przeniesienia danych (zgodnie z uwarunkowaniami określonymi w art. 20 RODO),
• do sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych (zgodnie z uwarunkowaniami określonymi w art. 21 RODO),
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, o którym mowa w art. 4 pkt 21 RODO,
  t.j. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.

11. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, korespondecyjnie na adres: Inspektor Ochrony Danych Urząd Miejski w Czersku, 89-650 Czersk, ul. Kościuszki 27, telefonicznie: (52) 395 48 54 lub (52) 395 48 10 oraz pod adresem e-mail: iod@czersk.pl .

12. Administrator Danych Osobowych zapewnia odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem ich przetwarzaniem (zgodnie z art. 5 RODO) oraz zapobiega przed ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, wykorzystując odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (zgodnie z art. 32 RODO).

      Niniejsza informacja ma charakter ogólny. Szczegółową informację dotyczącą przetwarzania danych osobowych oraz przysługujących w związku z tym praw, stanowiącą realizację obowiązku informacyjnego Administratora, o którym mowa w art. 13 RODO, otrzymają Państwo każdorazowo w związku z załatwianiem konkretnej sprawy w ZOF w Czersku.

Wer. ADO/ZOF/2025-01-30